24.1. Mitä kauempana asiakasrajapinnasta ratkaisut tehdään, sitä todennäköisemmin ne osuvat harhaan.  » Suomalaisen työn tuottavuuden on noustava, jos aiomme selvitä tulevista vuosista. Työikäisten suomalaisten määrä pienenee, mutta yli 65-vuotiaiden osuus kaksinkertaistuu nykyisestä vuoteen 2030 mennessä. Suomalaisten on tulevina vuosina tehtävä joko aiempaa enemmän tai fiksummin töitä. Tai sitten suomalaisten on hyväksyttävä elintason lasku ja julkisten palveluiden leikkaukset

Tietotekniikasta on toivottu apua fiksumpaan työntekoon. Teollisuudessa ja yksityisissä palveluissa tuottavuus onkin moninkertaistunut, mutta kunnissa ja valtiolla tuottavuus on tietotekniikan käyttöönoton myötä usein jopa laskenut.

Yhtenä julkisen sektorin ongelmana on it-hankkeiden keskittyminen yksittäisiin toimintoihin toimintaprosessien kokonaisvaltaisen kehittämisen asemesta. Otan esimerkiksi tänä vuonna käyttöön otetun uusien toimeentulotuen saajien tilitietojen sähköisen käsittelyn.

Toimeentulotuen hakija saa sosiaalitoimistosta tilitietolomakkeen, jonka hän täyttää ja allekirjoittaa käsin. Toimeentulotukipäätöksen tekevä sosiaaliohjaaja skannaa lomakkeen ja lähettää sen sähköpostin liitteenä rekisteröintipisteeseen. Rekisteröintipisteessä lomakkeen tiedot syötetään kunnan käyttämään maksujärjestelmään.

Yhden toiminnon – tilitietojen kirjaamisen – kehittämisen seurauksena oli päällekkäistä työtä, ajanhukkaa ja turhia virheitä muualla organisaatiossa, silloinkin kun prosessi eteni suunnitellusti.

(Sitä paitsi 70 hengen sosiaalitoimistossa on vain yksi skanneri, jonka käyttöön kaikkia ei ole koulutettu.)

Tietotekniikka parantaa tuottavuutta vain silloin, kun se korvaa turhaa työtä ja helpottaa olennaiseen keskittymistä. Jos sähköinen palvelu teettää ylimääräistä vaivaa, määrittely on epäonnistunut.

Kaikilla toimeentulotuen hakijoilla ei ole tietokonetta ja nettiyhteyttä, mutta esimerkin kaupunki säästäisi paljon rahaa ja työntekijöiden aikaa, jos edes osa tilitiedoista saataisiin sähköisten toimeentulotukihakemusten liitteinä, joista kunnan maksujärjestelmä lukisi ne automaattisesti.

Pdf-lomake tilitietojen ilmoittamiseksi verkosta jo löytyy.

Tietotekniikkaa kannattaa pohtia vasta kun uusi sähköinen toimintatapa on määritelty asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa. Mitä kauempana asiakasrajapinnasta ratkaisut tehdään, sitä todennäköisemmin ne osuvat harhaan.

Toki myös ulkopuolista näkökulmaa tarvitaan haastamaan ’näin tämä on aina tehty’ –muutosvastarintaa ja laskemaan johdolle, kuinka paljon turhan työn teettäminen maksaa.

Jyrki J.J. Kasvi