Espoon kaupunginvaltuusto päättää ensi maanantaina osallistumisesta Sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun eli APOTTI-hankkeen mukaiseen hankintaan. Kaupunginhallituksen esitys jättäytyä APOTTI-hankkeen ulkopuolelle hyväksytään valtuustossa todennäköisesti suurella äänten enemmistöllä tai jopa yksimielisesti.

Miksi Espoo päättää irtautua hankkeesta, johon mm. Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiiri, Helsinki, Vantaa ja Kauniainen ovat jo päättäneet osallistua?

Apotin tavoitehan on vähintäänkin kannatettava, luoda pääkaupunkiseudun perus- ja erikoissairaanhoitoon ja sosiaalitoimeen yhtenäinen tietojärjestelmä, jossa potilastiedot ovat kaikkien niitä tarvitsevien käytettävissä.

Moni kauhistelee Apotin puolen miljardin euron ympärillä liikkuvia hinta-arvioita, mutta se olisi pieni summa verrattuna siihen, mitä pääkaupunkiseudun tämänhetkinen potilastietohässäkkä maksaa turhana työnä ja hoitovirheinä.

Tieto ei kulje edes sairaaloiden sisällä. Siitä ei ole kuin joku vuosi, kun Meilahden sairaalan anestesiahoitaja joutui kesken nukutuksen kysymään, saanko selvää osastolta vatsani päällä tulleen kansion kanteen liimattuun post-it lappuun kirjoitetuista ohjeista. Post-it-laput olivat ainoa toimiva tapa välittää tietoa osaston ja leikkaussalin välillä.

Syytä Espoon kieltäytymiseen on haettu julkisuudessa milloin Espoon ja Helsingin pykivistä suhteista, milloin Espoon kaupunginhallituksen puheenjohtajan työnantajasta. Anteeksi nyt vaan, arvoisat spekulantit, olen ollut läsnä lähes kaikissa kokouksissa, joissa Apottia on käsitelty kaupunginhallituksessa ja valtuuston neuvottelutoimikunnassa, ja näihin ei siellä ilmaa tuhlattu.

Sen sijaan pohdittiin mm. toimittajaloukkua, potilastietojen kansallista hallintaa ja terveydenhuollon organisaatioiden ja toimintaprosessien kehityksen pysähtymistä.

# # # Apotti-järjestelmä on arkkitehtuuriltaan monoliittimainen kokonaisuus, joka sisältää valtaosan sosiaalitoimen ja terveydenhoidon potilastietojen hallinnan toiminnoista. Kokonaisuus on niin suuri, että sen pystyy toimittamaan vain erittäin suuri ohjelmistotalo.

Useimpien kotimaisten tietojärjestelmäkehittäjien rahkeet eivät Apotin toimittamiseen yksinkertaisesti riitä. Puoli miljardia euroa vastaa noin(!) 1000 ihmisen kokopäiväisen työpanoksen sitomista hankkeeseen, jos hankkeen oletetaan valmistuvan aikataulussa vuonna 2017. (Olettaen, että yhden työntekijän kuukausikustannukset ovat 10.000 euroa).

Ehkä tärkein Espoon vetäytymisen peruste on Apottiin sisäänrakennettu toimittajaloukku. Loukku syntyy siitä, että jos ja kun HUS ja pääkaupunkiseudun kunnat eivät saa haltuunsa Apotin lähdekoodia, vain Apotin toimittaja pystyy tekemään siihen muutoksia. Avoimen lähdekoodin vaihtoehtoja ei tarjolla ole.

Apottiin tehtävät muutokset ja päivitykset on siis tilattava sen toimittajalta – toimittajan määrittelemään hintaan.

Muutoksia ja päivityksiä joudutaan tekemään jo ennen järjestelmän valmistumista. Apotin kaltaisen tietojärjestelmän ennalta määritteleminen ei yksinkertaisesti ole mahdollista. Jo toimintaympäristö muuttuu vuosia kestävän kehitystyön aikana niin paljon, että suunnitelmia on pakko muuttaa. Esimerkiksi sote-uudistus ja metropolihallinto vaikuttavat hyvin todennäköisesti myös Apotin toteutukseen.

Käytännössä muutoksia joudutaan tekemään jatkuvasti työn edetessä, joko hallitusti ketterillä menetelmillä tai kalliisti erikseen tilattavina muutostöinä.

Yritys määritellä liian tarkasti etukäteen mitä tilataan, on yksi keskeinen syy siihen, että julkisen sektorin tietojärjestelmien hankintakustannukset repeävät niin usein käsistä, eikä lopputulos vastaa toiminnan tarpeita.

Eivätkä muutostyöt ja päivitykset lopu Apotin käyttöönottoon. Tietojärjestelmä ei ole koskaan valmis! Aina kun sosiaalitoimen tai terveydenhoidon lainsäädäntö, organisointi, työmenetelmät tai toimintaprosessit muuttuvat, myös Apottia on muutettava. Ja muutostyöt voidaan tilata vain järjestelmän toimittajalta.

Tietojärjestelmien hankkiminen on halpaa, kun sitä vertaa tietojärjestelmien ylläpitoon.

Samat haasteet koskevat toki myös muita potilastietojärjestelmiä kuin Apottia. Espoo aikoo kuitenkin minimoida toimittajaloukun kokoamalla sosiaalitoimen ja terveydenhuollon asiakastietojärjestelmän keskenään kommunikoivista yhteentoimivista osista, jotka kaikki kehitetään ja kilpailutetaan yksi kerrallaan. Näin tehdään esimerkiksi Virossa ja Tanskassa eli Espoo ei hyppää suureen tuntemattomaan.

Kilpailu paranee, kun kilpailutettavat kokonaisuudet eivät ole liian suuria, ja myös keskisuuret ohjelmistoyritykset pystyvät tarjoamaan omia ratkaisujaan.

Espoo ei halua joutua samanlaiseen pakkorakoon, missä HUS on nyt. Kun HUS ei ollut tyytyväinen käyttämäänsä potilastietojärjestelmään, HUS:n oli pakko päättää hankkia kokonaan uusi järjestelmä sen sijaan, että HUS korvaisi vain huonosti toimivat osat.

# # # Toinen, filosofisempi ongelma on Apotti-hankkeen keskittyminen tietojärjestelmän eikä toiminnan kehittämiseen.

1980-luvulla monessa teollisuusyrityksessä kohdattu tuottavuusparadoksi opetti sen, että uuden tietojärjestelmän hankkiminen tukemaan vanhaa toimintatapaa laskee työn tuottavuutta ja laatua. Työn tuottavuus kasvoi vain niissä teollisuusyrityksissä, joissa tietotekniikkaa oli käytetty työmenetelmien ja toimintaprosessien muuttamiseen.

Tietojärjestelmän hankkimisen asemesta tuleekin ensisijaisesti kehittää toimintaa. Vasta toissijaisesti kehitetään tietojärjestelmiä tukemaan ja mahdollistamaan nämä uudet toimintatavat.

Apotin arkkitehtuurista voi nähdä, että sen halutaan tekevän kaiken sen mitä HUS:n nykyiset järjestelmät tekevät, mutta paremmin. Käytännössä kaikki nykyiset toiminnot on koottu Apotin kiinteään ”ytimeen”, joka muodostaa kaksi kolmasosaa koko järjestelmästä. Aivan kuin HUS ja pääkaupunkiseudun kuntien sosiaali- ja terveystoimet olisivat potilastietojärjestelmää lukuun ottamatta saavuttaneet täydellisyyden, jossa ei ole kehittämisen saati parantamisen varaa.

Apotin käyttöönotto ei tee toimintatapojen ja organisaatioiden kehittämistä ainakaan helpommaksi, sillä muutokset vaativat koko Apotti-järjestelmän avaamista. Pienemmistä osista koostuvassa modulaarisessa järjestelmässä itse toiminnan kehittäminen on helpompaa, koska muutoksia joudutaan tekemään vain niihin kokonaisjärjestelmän osiin, joita muutos koskee.

 Apotti-hankkeen valmistelussa on unohtanut, että jos lässähtäneen kakun tilalle yrittää leipoa uuden kakun samalla reseptillä, myös se todennäköisesti epäonnistuu.

Apotti-hankkeessa on suuri riski, että toistetaan samat virheet, jotka aikanaan johtivat HUS:n vanhan potilastietojärjestelmän ongelmiin.

# # # Vetääkö Espoo siis verkkopiuhat seinästä? Eikö tieto Apotin valmistuttua enää kulje Espoon terveyskeskusten ja Jorvin sairaalan välillä? Joutuvatko Espoon ja Helsingin sosiaalityöntekijät jatkossakin soittamaan toisilleen saadakseen työssään tarvitsemiaan tietoja? Jääkö Kauniainen Apotteineen mottiin Espoon sisälle?

Ei. Sekä Espoo että Apotti joutuvat joka tapauksessa tekemään järjestelmistään KanTa-yhteensopivia eli potilastiedot kuten hoitosuunnitelmat, diagnoosit ja laboratoriotulokset kulkevat Kansallisen terveysarkiston kautta. Kun KanTa on otettu käyttöön, suunnitelmien mukaan syksyllä 2014, kaikkien terveydenhoidon tietojärjestelmien, myös Apotin on tuotettava potilastietonsa KanTa-järjestelmän standardoidussa muodossa.

KanTa-järjestelmän tuloon jo ensi vuonna ja sen kunnille ja sairaanhoitopiireille asettamiin velvoitteisiin ei oikein ole vielä herätty kaikkialla Suomessa.

Sosiaalipuolen vastaava KanSa-järjestlmä ei valitettavasti ole vielä yhtä pitkällä eli sosiaalityöntekijöiden puhelinrumba jatkuu joitakin vuosia pidempään.

KanTa-järjestelmän rakentamisen lisäksi Suomeen ollaan suunnittelemassa kansallista palveluarkkitehtuuria ja sote-kokonaisarkkitehtuuria, joilla halutaan tehdä julkisen sektorin tietojärjestelmistä yhteentoimivia. Tavoitteena on Viron mallin mukainen väylä, jonka kautta järjestelmät keskustelevat avointen rajapintojen yli.

Niin Apotin kuin Espoossa käyttöön otettavien ohjelmien on aikanaan avattava myös omat rajapintansa tälle väylälle. Muuten Apotti tai Espoo jää irralliseksi saarekkeeksi muun Suomen yhteentoimivien palveluiden ulkopuolelle.

# # #

Uusia espoolaisvaltuutettuja ei käy kateeksi. Ensimmäisessä kokouksessa lyödään eteen koko vaalikauden taloudellisesti ylivoimaisesti suurin päätös, joka vaikuttaa suoraan mm. espoolaisten terveyteen ja Espoon ja naapurikuntien suhteisiin. Ja minä kuvittelin haastavaksi joutumista ensimmäisessä kokouksessa päättämään Espoon Areenan rakentamisesta.

PS: Alussa linkittämäni esityslista-otteen liitteistä voi lukea Espoon kaupungin teettämän kustannushyötylaskelman ja riskiarvion.