Tiedätte varmaan Valtioneuvoston hankerekisterin eli HARE:n. Se on eduskunnan ja ministeriöiden verkkopalvelu, josta löytyy tiedot erilaisista säädösten valmisteluhankkeista ja kehittämis- ja selvityshankkeista. 

Jep, tällaista on sähköinen asiointi Suomessa vuonna 2014.

Vielä villimmäksi meno muuttuu, kun hanke päättyy ja hankkeen tiedot arkistoidaan. Kyse ei tosiaankaan ole mistään sähköisestä arkistosta. Tietoja ei myöskään tulosteta arkistoon sähköisistä asiakirjoista. Ei, ne tulee valmistella ja toimittaa paperilla, hankkeiden sihteereille osoitetussa arkistointiohjeessa määritellyssä muodossa.

Joka ministeriöllä on ilmeisesti oma ohje, vaikka HARE-rekisteri on yhteinen, ja ”Valtioneuvostossa on hankerekisterin (HARE) ylläpidossa yhtenäistetty työryhmien, komiteoiden, neuvottelukuntien, selvitysmiesten ja lainsäädäntöhankkeiden ym. arkistointia.” Esimerkiksi eräästä nimeltä mainitsemattomasta ministeriöstä äskettäin lähetetyn ohjeen mukaan hankeasiakirjoja arkistoitaessa tulee toimia seuraavasti: poista asiakirjoista muovitaskut ja klemmaritsiirrä asiakirjat rengaskoteloista sopivan kokoisiin arkistokoteloihin (2 cm, 4 cm, 6 cm, 8
cm tai 10 cm). Koteloita saa vahtimestareilta.hankeasiakirjojen arkistoinnin apuna voit käyttää liitteenä olevia välilehtiä tarpeen mukaan erottelemaan hankkeen asiakirjakokonaisuudet toisistaankirjoita hankkeen tunnistetiedot (HARE-numero, hankkeen nimi ja hankkeen rajavuodet) arkistokotelon päähän käyttämällä nimiölappua. Nimiölappu sijoitetaan muoviseen nimiötaskuun, joka taas liimataan 9,5 cm korkeudelle kotelon alareunasta. Muovisia tarrapintaisia nimiötaskuja saa vahtimestareilta.ilmoita etukäteen TEM arkistolle, oheista luovutusluetteloa apuna käyttäen, kuinka monta arkistokoteloa ja milloin olet ne keskusarkistoon luovuttamassa. Osoite on kirjaamo@tem.fi.saatuasi arkistolta sähköpostiisi vastauskuittauksen, lähetä arkistoidut hankeasiakirjat TEM keskusarkistoonpyydä koteloiden siirrossa tarvittaessa apua vahtimestareilta Arkistointiohjetta on turha etsiä verkosta, se lähetetään hankkeiden sihteereille erikseen, sentään sähköpostilla eikä vaikka faksilla.  Eli tällaista on ”sähköinen” asiakirjanhallinta Suomessa vuonna 2014. Oikeasti. Olen yleensä optimisti ja uskon tulevaisuuteen, mutta tämän ohjeen luettuani alan olla todella huolissani siitä, mihin Suomi on menossa, vai onko mihinkään.